در واقع هر عملی که شامل یک آغاز و پایان باشد و طی آن دستاوردی تولید شود، به پروژه اطلاق می‌گردد. حال روشی برای برنامه‌ریزی، نظارت، کنترل، گزارش و به طور خلاصه مدیریت در یک پروژه بر عهده مدیریت پروژه است. در واقع این عنوان یک چتر مفهومی است و موظف می‌باشد تعداد زیادی از اصول مرتبط را مانند برنامه‌ریزی، زمان‌بندی، مدیریت فعالیت‌ها، مدیریت منابع، مدیریت ریسک و… را انجام دهد. بنابراین آن فردی که مسئول نظارت بر یک پروژه است، مدیر پروژه نام دارد و طی انجام پروژه مسئول تدوین برنامه ای است که انتظارات ذینفعان را برآورده و یک تیم پروژه را تشکیل دهد. بعد از قبول شدن برنامه، مدیریت پروژه بر آن نظارت می‌کند تا آن زمانی که محصولات باکیفیت و طبق انتظار به دست آید. این فعالیت ها به طور معمول توسط یک نرم‌افزار مدیریت پروژه انجام می‌گیرند.
مدیریت پروژه چیست؟
همان خط مشی که برنامه ریزی و اجرای پروژه ها را مورد مطالعه قرار می‌دهد، مدیریت پروژه نام دارد. فردی که مدیریت پروژه را برعهده دارد می‌تواند برای دسترسی به اهداف تعیین شده از برنامه ها و منابع کمک بگیرد تا پروژه در مدت زمان مشخصی به اجرا درآید. باید بدانید که این ذینفعان پروژه هستند که اهداف آن را مشخص می‌کنند. مدیران پروژه در واقع با کمک از روش‌هایی که از پیش آموخته‌اند، به تدوین برنامه‌ای مشغول می‌شوند که این برنامه معمولا شامل منابع، وظایف، اهداف مهم و تویل‌دادنی‌های لازم در جهت رفع نیاز مشتریان است.
هم‌چنین در مدیریت پروژه، مدیران باید محدودیت های سه گانه را در برنامه خود مد نظر داشته باشند. این محدودیت‌ها شامل زمان، هزینه و محدوده پروژه می‌شود. مدیران برای اینکه بتوانند بین محدودیت‌ها، برنامه‌ها و نیازها یک تعادل برقرار کنند معمولا از برنامه های رایج مدیریت پروژه بهره می‌برند. این برنامه‌ها همان نرم‌افزارهای آنلاینی هستند که به پیگیری پروژه و کارآمد کردن تیم‌ها کمک می‌کنند. باید بدانید که اگر در زمان‌بندی پروژه دچار محدودیت شوید، باید هزینه بیشتری را صرف کنید. این موضوع کاملا حساسیت مدیریت پروژه را بیان می‌کند.
وظایف مدیریت پروژه
همان طور که گفته شد یک مدیر پروژه باید با در نظر گرفتن فاکتورهایی یک برنامه جامع برای پیشبرد پروژه ارائه دهد و مراحل اجرایی آن را زیر نظر بگیرد. این موضوع به ویژه در هنگام راه‌اندازی استارتاپ بسیار به جشم می‌آید. بنابراین در ادامه رویکرد مدیریت پروژه به صورت گام به گام مورد بحث قرار می‌گیرد.
1- برنامه ریزی پروژه
با کمی تحقیق و مطالعه متوجه خواهید شد که بسیاری از پروژه‌ها به دلیل تصمیماتی که در لحظه اتخاد شده و یا نبودن هیچ برنامه‌ای با پشتیبانی معین با شکست مواجه شده‌اند. چنین تصمیماتی نتیجه ای به جز هدر رفتن منابع مالی و انرژی و وقت کارکنان را به همراه نخواهد داشت. برعکس؛ اگر در یک پروژه، برنامه‌ای بر اساس و منابع و معیار‌های درست و اصولی تعریف شود، نه تنها احتمال شکست به صفر می‌رسد، بلکه نتایجی مطلوب و حتی دور از انتظار رقم می‌خورد. برنامه‌ریزی درست پروژه از اساسی ترین مشکلات برخی از شرکت‌ها است.
بعضی با خیال سود بیشتر از مرحله برنامه‌ریزی به راحتی می‌گذرند و به سرعت و بدون مقدمه وارد فاز اجرایی می‌شوند. به این ترتیب است که انباشتی از ضررها به جای سود بر سازمان تحمیل خواهد شد. بنابراین با مدیریت پروژه یک برنامه شامل طرح پروژه، تمامی وظایف، نیازها و وابستگی‌ها به مشتریان تقدیم می‌شود.
2- مشخص کردن اهداف پروژه
در شروع هر پروژه ای باید دید اهداف آن چیست؟ در نهایت به چه چیزی خواهد رسید؟ یک مدیر پروژه باید در مرحله اول تمام نیازهای ذینفعان و کسانی که در این پروژه نقش داشته و به آن علاقه دارند را در نظر بگیرد. باید بررسی کرد که آیا بعد از اتمام پروژه آن‌ها به خواسته‌ی خود می‌رسند؟ یا اگر به چالشی برخوردید، راه‌حل مناسبی برای رفع چالش وجود دارد؟ بنابراین به عنوان یک مدیر پروژه باید ادامه رویکرد را پیش بگیرید.
3- شناسایی ذینفعان پروژه
ذینفعان یک پروژه می‌توانند سرمایه‌گذار، حامی پروژه، کارمندان سازمان یا مشتریان نهایی آن پروژه باشند. بنابراین باید آن‌ها را به طور دقیق شناسایی کرد. این شناسایی از وظایف مدیریت پروژه است.
4- مشخص کردن ذینفعان
حال که ذینفعان یک پروژه افراد مختلفی هستند، حتما با نیازهای متفاوتی تصمیم به حضور در پروژه گرفته‌اند. برای مثال قطعا نیازهای یک سرمایه‌گذار نسبت به مشتری نهایی تفاوت های اساسی خواهد داشت. باید این تفاوت ها به درستی و با حساسیت بالا مورد بررسی قرار گیرند.
5- دسته‌بندی نیازها از با اهمیت‌ترین تا کم اهمیت‌ترین
اگر بتوانید نیازها را از اهمیت‌ترین تا کم اهمیت‌ترین دسته‌بندی کنید، امکان تعیین اهداف بسیار راحت‌تر خواهد شد. زمانی که اولویت بندی درست و منطقی رو به روی شما باشد، به درک درستی از ترتیب انجام و اهمیت امور در پروژه می‌رسید. اهدافی که برای پروژه تعیین می‌شوند باید واضح، منطقی و قابل دستیابی باشند. نکته قابل توجه این است که حتی وجود یک منطقه خاکستری در تعیین اهداف، تمامی برنامه‌ها و مدیریت پروژه را مختل می‌کند.
6- موارد تحویلی در پروژه
انتظار می‌رود که چه مواردی توسط مجموعه پروژه به ذینفعان ارائه شود؟ این موارد تحویلی تا چه میزان همسو و هم مسیر اهداف پروژه هستند؟ اینکه تمامی خروجی‌ها در پایان پروژه باید مشخص و معین شوند، بر عهده مدیریت پروژه خواهد بود. علاوه بر این تخمین زمان تحویل هر یک از خروجی‌ها نیز باید به درستی مشخص شده باشد.
7- زمان بندی در پروژه
هنگام تعیین زمان تحویل موارد خروجی از پروژه به کلمه تخمین اشاره شد. هنگامی که در یک فضای کار اشتراکی شروع به انجام پروژه می‌کنید، باید با کمک مدیریت پروژه درصد خطای زمان را به صفر برسانید. یک مدیر پروژه در زمان بندی مناسب موارد زیر را مد نظر می‌گیرد:
- مشخص کردن وظایف به تفکیک تخصص
- تقسیم مدت زمان انجام و تکمیل کار به بازه‌های ساعتی، روزانه و هفتگی
- مشخص شدن تمام هزینه‌های مربوط به تکمیل کار
- مشخص کردن تاریخ دقیق تحویل امور و بخش‌های مختلف پروژه
ابزارهای مخصوص مدیریت پروژه
در مدیریت پروژه طیف گسترده‌ای از نرم‌افزارها به صورت آنلاین و حتی قابل اجرا در گوشی موبایل، در دسترس هستند. بهتر است برای آشنایی بیشتر با وظایف یک مدیر پروژه با این نرم‌افزارها تیز آشنا شوید. بنابراین در ادامه مقاله مورد بررسی قرار می‌گیرند:
نمودار گانت
دو نمونه نسخه دستی و نسخه آنلاین از نمودار گانت قابل استفاده است که فاصله بسیار زیادی از یکدیگر دارند. این نمودارها امروزه به شکل تعاملی و مشارکتی طراحی شده‌اند. با این حال همچنان ساختار اصلی خود که شامل یک صفحه گسترده در سمت چپ و جدول زمانی در سمت راست است، حفظ کرده‌اند. در سمت چپ معمولا وظایف به صورت لیست درمی‌آیند و جدول پر می‌شود. به‌علاوه تاریخ شروع تا تاریخ پایان به شکل یک نوار وضعیت کشیده می‌شود. این نوار برای برنامه‌ریزی و زمان‌بندی کاربرد دارد.
داشبورد
اساس کار داشبورد به صورت مجموعه‌ای از نقاط داده‌ای مانند بودجه، وضعیت فعالیت‌ها، حجم کار تیم و وضعیت کلی برنامه است. ساخت آن می‌تواند ساده و یا پیچیده پیش برود. از این نرم‌افزار می‌توانید برای دسترسی به یک نمای سطح بالا از پروژه و پیشرفت آن استفاده کنید. این نرم‌افزار به‌روز نگه‌داشتن ذینفعان درباره پروژه یک ابزار ایده‌آل به حساب می‌آید. به‌علاوه بعضی از داشبوردها هم دسته‌ای از گزارشات متفاوت را به‌طور دستی جمع کنند و سپس در یک برنامه دیگر به صورت سر هم تحویل می‌دهند تا داشبورد ایجاد شود.
مدیریت منابع
منابع به معنای هر چیزی شامل ابزار، تجهیزات، لوازم و حتی افرادی است که شما برای پروژه نیاز دارید. برای موفقیت پروژه این منابع نیاز به مدیریت دارند. نرم‌افزار مدیریت منابع ابزاری است که این منابع، میزان هزینه آن‌ها و زمانی را که به آن‌ها نیاز دارید، در پروژه ردیابی می‌کند و سپس تمام آن‌ها را با برنامه شما هماهنگ می‌کند.
تقویم پروژه
یک روش عالی برای ردیابی تاریخ هر مایلستون (Milestone) در پروژه، تقویم پروژه نام دارد. اساس کار آن همسو بودن با برنامه زمان‌بندی و جدول زمانی است. هم‌چنین می‌تواند تعطیلات، روزهای مرخصی و دیگر منابع زمان‌بندی را مشخص کند.
رویکردهای مدیریت پروژه
در برخی از پروژه‌ها برای پیشرفت سریع، رویکرد های معمولی با عنوان روش های آزموده شده در پیش روی شما قرار می‌گیرند. این رویکرد‌ها عبارت است از:
آبشاری یا Waterfall Project Management
مدل آبشاری، یک رویکرد خطی در انجام پروژه و تحویل کار در انتها است. در این رویکرد با الزامات روبرو شده، طرح‌ها کنار یکدیگر قرار می‌گیرند، راه‌حل‌ها ساخته می‌شوند و سپس شما آزمون و اجرا را انجام می‌دهید. حال نوبت به انتقال کارها به مرحله بعدی است. این رویکرد، برای پروژه‌هایی که الزامات آن‌ها واضح است یا تغییرات کمی در طول مسیر انتظار می‌رود، مورد استفاده قرار خواهد گرفت. با این حال اگر چگونگی رسیدن به نتیجه نهایی و الزامات مشخصی را نمی‌دانید، از این روش اجتناب کنید.
چابک
مدیریت پروژه چابک یا نام دیگر اجایل، در پروژه‌هایی نرم‌افزاری مورد استفاده قرار می‌گیرد. هم‌چنین در انواع دیگر پروژه‌ها مانند بازاریابی نیز بسیار رایج شده است. کار تکراری سریع در بازه‌های زمانی کوتاه، اساس کار در مدیریت پروژه چابک را تشکیل می‌دهد. در یک کار زمان‌بندی شده، تیم تا جای ممکن قبل از اینکه وارد مجموعه الزامات بعدی شود، آن را انجام می‌دهد. بنابراین در یک سری پروژه‌هایی که نیاز به ترکیب سریع و تکرار فعالیت دارند، مورد استفاده قرار می‌گیرد.
جمع بندی
مدیریت پروژه یک امر واجب در برنامه‌ریزی، نظارت، کنترل، گزارش و … در یک پروژه است. یک مدیر پروژه ابتدا باید وظایف خود را به درستی درک کند و سپس برنامه اصولی را تحویل دهد. سپس در تمام طول پروژه بر اجرای برنامه نظارت داشته باشد تا اهداف به ثمر بنشینند.
