با بزرگ شدن شبکه جهانی اینترنت، ابزارها و شیوه‌های بسیاری برای آسان‌تر کردن کارها و فعالیت‌ها در حوزه‌های مختلف به وجود آمدند. سیستم‌های ویدئو کنفرانس از مهمترین ابزارهایی هستند که با گسترش دهکده جهانی مورد استفاده قرار گرفتند. برگزاری جلسات، کلاس‌های آموزشی و کنفرانس‌ها با فاصله مکانی و زمانی زیاد یکی از مشکلاتی است که همه افراد فعال در هر کسب و کاری با آن مواجه هستند به همین دلیل همیشه به دنبال راهی برای از بین بردن این فاصله‌ها هستند. استفاده از این سیستم با توجه به مزیت‌هایی که دارد بهترین گزینه برای مدیران یا کارمندان سازمان‌ها و شرکت‌ها است. شما نیز اگر قصد راه‌اندازی این سیستم را برای یکی از اتاق‌های محل کار خود را دارید، خواندن این مقاله را از دست ندهید.
ویدئو کنفرانس چیست؟
ویدئو کنفرانس تکنولوژی است که به برگزاری جلسه یا همایش‌ها بدون توجه به مکان و زمان کمک می‌کند. با استفاده کنفرانس‌های ویدئویی می‌توان پیام‌های صوتی، تصویری و فایل‌های متنی را همزمان با برگزاری جلسه انتقال داد یا دریافت کرد.
نحوه عملکرد کنفرانس ویدئویی
اولین دلیل استفاده از ویدئو کنفرانس برای برگزاری یک رویداد یا کنفرانس فاصله‌ای است که بین دو شرکت یا افراد وجود دارد. از مهمترین ابزارهایی که برای این سیستم مورد استفاده قرار می‌گیرند دوربین وب‌کم، میکروفون، ویپ، لپ تاپ یا مانیتور، شبکه اینترنت قوی، نرم افزار و … هستند. این تجهیزات در یک اتاق که معمولا اتاق‌های مخصوص جلسه هستند قرار گرفته می‌شوند و به کمک آن‌ها یک ارتباط تصویری بین چند نفر برقرار می‌شود.
راه اندازی تجهیزات سیستم کنفرانس ویدئویی
قبل از خرید تجهیزات ویدئو کنفرانس برای یک کسب و کار باید به اندازه اتاق، ویژگی های محیطی و سایر امکاناتی که مدیر یک شرکت می‌خواهد داشته باشد توجه شود. سیستم‌های ویدیو کنفرانس انواع متفاوتی دارند که هر کدام با توجه به نوع حوزه فعالیت و خواسته‌های فرد تفاوت دارد. برای مثال برند سیسکو، گرنداستریم و لاجیتک از تولید کننده‌های ویدیو کنفرانس هستند و تنوع زیادی در محصولات خود دارند. از دیگر محصولات سیسکو می‌توان به ویپ ( voip ) اشاره کرد. برای تجهیز کردن اتاق جلسه خود می‌توانید از یکی از تامین کنندگان این برندها کمک بگیرید تا در زمان کوتاه به این سیستم دسترسی داشته باشید.
کسب و کارهایی که از کنفرانس ویدیویی استفاده می‌کنند
امروزه با توجه به نیاز بسیاری از افراد برای برقراری ارتباط تصویری و انتقال داده‌ها استفاده از ویدئو کنفرانس گسترش یافته است و از آن در بسیاری از حوزه‌ها مانند حوزه پزشکی، تجارت، کلاس‌های آموزشی آنلاین و … استفاده می‌شود. برای مثال فناوری کنفرانس ویدویی توانسته نقش مهمی در پزشکی داشته باشد. همچنین با کمک این فناوری در چند دهه اخیر بسیاری از عمل‌ها از راه دور انجام شده است.
نرم افزار ویدئو کنفرانس
از مهمترین ابزارها برای راه‌اندازی یک سیستم ویدئو کنفرانس، نرم افزار ها هستند. نرم‌افزارهای ویدیو کنفرانس در واقع اصلی‌ترین وسیله برای ایجاد ارتباط بین افراد هستند. در گذشته بیشتر اشخاص از امکانات تماس تصویری شبکه‌های اجتماعی مانند whatsapp استفاده می‌کردند اما با توجه به محدودیت‌هایی که این اپ در اضافه کردن کاربر داشت مورد استفاده قرار نگرفت. Skype for Business از بهترین برنامه‌ها در این زمینه است و قابلیت نصب بر روی تلفن‌های همراه هوشمند و کامپیوترها را دارد.
مزیت‌های استفاده از کنفرانس ویدویی
۱) نیازی به سفر کردن نیست
اولین و مهمترین مزیت استفاده از ویدئو کنفرانس عدم نیاز به سفرهای برون شهری و برون مرزی است. با استفاده از این امکانات می‌توان با هر فرد، سازمان یا شرکتی در هر زمان و مکانی ارتباط صوتی و تصویری برقرار کرد.
۲) صرفه جویی در هزینه‌های شخصی و شرکت
هزینه سفر و رزرو هتل کارمندان یا مدیران شرکت‌ها از بودجه مالی سازمان تامین می‌شود. استفاده از ویدئو کنفرانس در این زمینه کمک بسیاری در کم کردن هزینه‌ها و صرفه‌جویی کرده است.
۳) برگزاری جلسات در خارج از زمان کار
از دیگر مزیت‌های استفاده از ویدئو کنفرانس می‌توان به پیدا کردن زمان آزاد بیشتر اشاره کرد. با توجه به این که دیگر نیازی به سفرهای طولانی نیست، مدیران و کارمندان زمان بیشتری برای برگزاری جلسات با فاصله زمانی کم دارند.
۴) امنیت
ویدئو کنفرانس های جدید و بروز بر اساس کدک‌های تخصصی و پروتکل‌های اختصاصی رمزگذاری شده‌اند به همین دلیل از امنیت بسیار بالایی برخوردار هستند و می‌توان برای جلسه‌ها و کنفرانس های مهم از آن‌ها استفاده کرد.
۵) کار کردن از راه دور
بسیاری از کارمندان با توجه به شرایطی که دارند نمی‌توانند همیشه در محیط کار حضور داشته باشند در نتیجه ممکن است کار خود را از دست بدهند اما سیستم های ویدئو کنفرانس در این مواقع بهترین گزینه هستند و افراد می‌توانند به کمک آن‌ها از خانه با محل کار در ارتباط باشند و داده‌های مهم را برای مدیران خود ارسال کنند.
۶) برگزاری جلسه خارج از محیط کار
از دیگر مزایای استفاده از سیستم ویدئو کنفرانس می‌توان به عدم محدودیت مکانی در برگزاری جلسه اشاره کرد. با استفاده از این فناوری می‌توان با کمک نرم‌افزارهای مخصوصی که روی تلفن‌های همراه هوشمند نصب می‌شوند، کنفرانس خود را مدیریت کنید.
سخن آخر
برگزاری جلسات و کنفرانس‌ها یکی از لازمه‌های هر کسب و کاری در دنیای امروزی است اما به دلیل فاصله‌ای که بین بسیاری از مکان‌ها وجود دارد دچار محدودیت‌های بسیاری است. با ورود ویدئو کنفرانس در هر حوزه‌ای روش‌های برقراری ارتباط و شیوه کسب و کار آن‌ها ایجاد کرد.
